Kapitel 3

Proaktivität

Hey Freunde,

nachdem wir die vergangenen zwei Wochen nun auf das Thema Zeit eingegangen sind, tauchen wir heute in ein etwas komplexeres Thema ein, das jedoch auch noch mit dem Zeit-Aspekt verknüpft ist.

Denn wie wir bereits festgestellt haben, hängt die Zeit stark mit unseren Prioritäten zusammen. Oftmals aber haben wir das Gefühl, von den Alltagsproblemen und Ad-hoc-Aufgaben untergraben zu werden und gar nicht zu unseren Prioritäten zu kommen. Wir müssen immer irgendwie “reagieren” und kommen gar nicht dazu, proaktiv zu werden. Doch woran liegt das?

Die Zeitmanagement-Matrix

Hierfür gibt es ein tolles Modell, das ich euch vorstellen möchte: die Eisenhower-Matrix, auch Zeitmanagement-Matrix genannt. Sie ist ein bekanntes Prinzip, um Aufgaben zu kategorisieren. Hierbei gibt es zwei Parameter, die entscheidend sind für die Einteilung: die Dringlichkeit (also wann etwas gemacht werden muss) und die Wichtigkeit (also wie hoch priorisiert etwas ist). Daraus ergeben sich dann, wie abgebildet, vier Quadranten.

Quadrant 1 (Q1) ist dabei oben links. Diese Aufgaben sind wichtig und dringend, müssen also sofort gemacht werden. Q2 (rechts daneben) sind wichtige Aufgaben, die allerdings noch nicht dringend sind. Q3 & Q4 sind dann die “undankbaren” Aufgaben, die nicht wichtig sind, aber irgendwie doch gemacht werden müssen – sowas wie Wäsche machen oder Wohnung aufräumen. Je nach Prioritätenliste und persönlicher Wahrnehmung könnten die Aufgaben aber natürlich bei unterschiedlichen Menschen in unterschiedliche Kategorien fallen. Q3 wäre dabei übrigens unten links und Q4 unten rechts.

Und jetzt nehmt euch wieder einen kurzen Moment und versucht, eure aktuellen Tätigkeiten mal einzuordnen. Nehmt euch dafür gerne wieder ein paar Minuten Zeit und reflektiert dabei über die vergangene Woche. Was habt ihr alles gemacht und was muss vielleicht noch gemacht werden?

Aus Erfahrung arbeiten die allermeisten Menschen immer nur aus Q1 heraus. Alles, was aktuell irgendwie akut und wichtig ist – nicht nur privat, sondern vor allem auch im beruflichen Kontext. Doch oftmals ist dieses Leid selbstverschuldet. Hier eine kurze rhetorische Frage: “Was waren wichtige und dringende Aufgaben VORHER?” Korrekt: wichtig und weniger dringend (zumindest die allermeisten). Wenn man sich also in aller Ruhe, aber proaktiv und strukturiert um seine Q2-Tätigkeiten kümmert, fallen kaum noch Q1-Tätigkeiten an, die einen oftmals aus der Bahn werfen und die zeitliche Planung ruinieren.

Klingt jetzt erstmal leicht gesagt, allerdings gehört dazu noch viel mehr. Um das Ganze nochmal etwas zu verdeutlichen, empfehle ich dir wärmstens, dir nun nochmal für ein paar Minuten zu überlegen, welche Tätigkeiten du gerne mal konsequent durchziehen möchtest. Dinge, die dir auch langfristig wirklich was bringen, die dich glücklich machen, für deine Gesundheit förderlich sind und, und, und… Sachen, die man sich gerne auch mal als Jahresvorsätze aufschreiben würde.

Wie wichtig Q2 Aktivitäten sind

Hast du das gemacht? Ja? Super, dann überlege jetzt mal, in welchen Quadranten diese Tätigkeiten fallen würden. Ich verspreche dir, dass alle Tätigkeiten Q2-Aktivitäten sind! Und warum? Ganz einfach, weil dies oftmals Tätigkeiten sind, die eigentlich superwichtig sind, aber im Moment eben nicht so akut… Thema Sport und Gesundheit ist hier das beste Paradebeispiel, um es nochmal zu verdeutlichen.

Denn dreimal die Woche Sport zu machen ist zwar wichtig, aber nicht wirklich dringend. Wenn man dann aber “ganz plötzlich” Rückenschmerzen hat (weil die Rückenmuskulatur komplett untrainiert ist und man sich einfach nicht bewegt) und zum Arzt muss, landet man sofort wieder im 1. Quadranten: dringend und wichtig.

Dasselbe gilt fürs Rauchen… Mit dem Rauchen aufzuhören wäre vielleicht wichtig, aber nicht dringend. Wenn man dann aber einen Herzinfarkt hat (und überlebt) und vom Arzt gesagt bekommt, dass man aufhören muss zu rauchen, weil man sonst stirbt, ist es auf einmal doch dringend genug.

Kurzum: Wer sein Leben proaktiv (und das ist das Stichwort) lebt und sich um seine Q2-Aktivitäten kümmert, wird nicht nur mehr davon haben, sondern auch mehr Zeit zur Verfügung haben – weil erstens alles nach Plan läuft (und nur wenig oder keine akuten Probleme auftreten) und man zweitens seine Nerven dabei auch noch schont.

Diese (und viele weitere) wirklich wertvolle Erkenntnis habe ich übrigens aus dem Buch* “Die 7 Wege zur Effektivität” von Stephen R. Covey, welches ich nur sehr empfehlen kann, falls dir der heutige Impuls gefallen hat.

Da heute jedoch auch viel Denkarbeit angefallen ist, soll es das für heute schon gewesen sein. Schreibt mir gerne wieder eure Gedanken zu dem Thema, indem ihr auf diese E-Mail einfach antwortet. Ansonsten knüpfen wir nächste Woche dann auch schon mit dem Thema “Gewohnheiten” an, bei denen ich darauf wette, dass unter deinen aufgeschriebenen (oder überlegten) Q2-Aktivitäten mindestens eine mit dabei war!

In diesem Sinne – stay focused!

Euer Justin

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